Firmatur til Wrocław – firmafest på båt: logistikk, catering og program

En firmatur til Wrocław med firmafest på båt fungerer godt som teambuilding, kundekveld eller avslutning på en konferanse. For at turen skal gå smertefritt, må dere likevel planlegge noen ting man vanligvis først tenker på i siste liten: oppmøte for deltakerne, en meny som tar hensyn til dietter, den offisielle delen og et program som passer gruppa. Denne guiden tar dere gjennom logistikk, catering og program.

Tidsplan for forberedelsene til firmaturen i Wrocław

Når	Oppgave
6–8 uker før	budsjett, omtrentlig antall deltakere, dato i sesongen (vår–høst), forespørsel om tilbud
4–6 uker før	valg av pakke og tillegg, beslutning om catering, invitasjoner med svarfrist
2–3 uker før	liste over dietter og allergier, agenda for den offisielle delen, fil med firmanavn eller logo til banneret
én uke før	endelig antall deltakere, informasjon til deltakerne: oppmøtested og -tid, dresscode
på dagen	kontaktperson fra bedriften, deltakerliste, plan for hjemreisen

Formelt er minstefristen for bestilling 5 virkedager før arrangementet, men for et firmaarrangement betyr en så kort frist mindre å velge mellom. Jo tidligere forespørsel, desto bedre tilbud – særlig for sommerhelger.

Logistikk i Wrocław: oppmøte, transport og deltakere

• Ombordstigningsstedet avtaler vi når dere bestiller. Oppgi det i invitasjonen først når det er bekreftet, sammen med oppmøtetid 15–20 minutter før avgang.
• Transport fra kontoret eller hotellet. Bor deltakerne på hotell – slik de fleste gjør på en firmatur – eller kommer noen fra andre byer, bør dere planlegge felles transport fra hotellet eller stasjonen. Deltakere som kommer for sent, kan forsinke avgangen for hele gruppa.
• De som ikke drikker. Noen i teamet kjører bil eller drikker ikke alkohol. I Star- og VIP-pakken er brus og juice inkludert (6 liter og 20 liter) – for en større gruppe er det lurt å bestille mer.
• Dresscode. Smart casual, flate sko og et ekstra lag til kvelden ved vannet – skriv det rett ut i invitasjonen.
• Spesielle behov. Har noen i teamet nedsatt bevegelighet, nevn det i forespørselen, så kan vi gå gjennom detaljene.
• Sikkerhet. Minn deltakerne på at mannskapets anvisninger gjelder om bord.

Har gjestene en fri ettermiddag? Panorama Racławicka – et kjempestort panoramamaleri – i Park Słowackiego ligger noen minutters gange fra Rynek (det store torget i gamlebyen) og Ostrów Tumski, og er et godt programpunkt før båtturen. Sjekk åpningstidene på museets nettside.

Tre formater for firmatur på Oder – hvilket passer målet deres?

Format	Mål	Dette fungerer om bord
Teambuilding	bedre samarbeid, feiring etter et prosjekt	leker og teambuilding-aktiviteter, Partymaker, grill, dansemusikk
Kveld for kunder og partnere	forretningsrelasjoner, representasjon	velkomstdrink, kald catering, musikkopptreden, banner med firmanavnet
Afterparty etter konferansen	avslutning på dagen, uformelle samtaler	kort offisiell del, flair-bartendershow, lysshow og DJ

Definer målet først, og velg aktivitetene etterpå. Teambuilding trenger aktivitet, mens en kundekveld trenger rom for samtaler. Prøver dere å blande begge formatene på to timer, risikerer dere at ingen av dem blir vellykket.

Dette bør stå i invitasjonen til deltakerne

• dato, oppmøtetid og ombordstigningssted (etter at bestillingen er bekreftet),
• hvor lenge turen varer – 2 timer – og planen etter at dere går i land,
• dresscode og en oppfordring om å ta med et varmere lag til kvelden,
• svarfrist og spørsmål om dietter og allergier,
• kontaktinformasjon til den som har ansvar for gruppa på dagen.

Catering om bord – slik velger dere meny til firmaturen i Wrocław

Dere kan velge mellom tre former for catering: varm, kald og grill. Hver passer til en annen type arrangement:

Form	Når den fungerer	Hva dere bør passe på
Kald	mingling, kundearrangement, kveld etter konferansen	velg småretter som kan spises stående, uten bestikk
Varm	turen erstatter middagen, teamet kommer rett fra jobb	ikke legg hovedretten til samme tid som talene
Grill	uformell teambuilding en sommerkveld	sørg for et vegetaralternativ

Vertinner og bartendere tar seg av serveringen (i VIP-pakken er bartender eller vertinne inkludert), og et flair-bartendershow kan være en av kveldens attraksjoner. Oppfordre til måtehold – en god firmafest er en som folk snakker om med et smil dagen etter.

Program – firmafest på båt i Wrocław på 2 timer

Tid om bord	Programpunkt
0:00–0:15	inngang på rød løper, velkomstdrink, bilde ved banneret med firmanavnet
0:15–0:25	offisiell del: kort tale fra ledelsen, takk og utmerkelser
0:25–0:55	catering og mingling med Oder i bakgrunnen
0:55–1:25	leker og teambuilding-aktiviteter med Partymaker
1:25–1:40	flair-show eller underholdning
1:40–2:00	musikk og dans, gruppebilde til slutt

Variant for kunder og partnere: lengre mingling og en musikkopptreden i stedet for leker, og rolig bakgrunnsmusikk i stedet for dans. Fotoreportasje og minnevideo i HD kommer godt med senere i internkommunikasjon og employer branding.

Kostnader for firmaturen til Wrocław, faktura og belønninger

Prisen for firmaarrangementer avtaler vi individuelt – den avhenger av antall deltakere, catering og aktiviteter. Som en pekepinn starter pakkene i Wrocław på 16 € per person (Basic), 20 € per person (Star) og 31 € per person (VIP) for grupper fra 30 personer. Bedrifter får faktura med VAT, og for team på over 30 personer har vi et eget tilbud for store grupper i Wrocław.

Detaljene i tilbudet finner dere på siden firmaarrangement på båt i Wrocław, og alle anledninger på siden BoatParty Wrocław. Som belønning til ansatte som har utmerket seg, passer et gavekort på båttur som er gyldig i 6 måneder. Hvordan dere beregner kostnaden for hele arrangementet, forklarer vi i teksten hva koster en fest på båt, og hele oppgavelista finner dere i sjekklisten for å planlegge fest på båt.

Er utsikten etter mørkets frembrudd viktig for dere, kan dere se hva som venter fra dekket på en båttur på Oder i Wrocław om kvelden.

Vanlige spørsmål – firmafest på båt i Wrocław

Hvor lang tid i forveien bør vi bestille båten til firmafesten?

Formelt minimum er 5 virkedager før arrangementet, men for et firmaarrangement er det lurt å starte 6–8 uker før. Sommerhelger bør bestilles i god tid.

Utsteder dere faktura med VAT?

Ja, vi utsteder faktura med VAT til bedrifter. Fakturaopplysningene er det lurt å oppgi allerede i forespørselen.

Hvordan tar vi hensyn til deltakernes dietter og allergier?

Samle dem inn sammen med påmeldingen og send dem til oss sammen med antall deltakere. Dere kan velge varm, kald eller grillet catering – menyen tilpasser vi lista over dietter.

Går det an å ha en offisiell del om bord?

Ja. Profesjonelt lydanlegg er blant det dere kan bestille, så en kort tale fra ledelsen eller en prisutdeling er ikke noe problem. Legg den til starten av turen.

Passer båtturen også som arrangement for kunder, ikke bare for teamet?

Ja. Da fungerer lengre mingling, catering og en musikkopptreden bedre enn teambuilding-leker, og et personlig banner kan vise firmanavnet.

En godt planlagt firmatur på båt er to timer der teamet virkelig snakker sammen. Bestem dato og antall deltakere, så lager vi et foreløpig tilbud med forslag til program.