Slik planlegger dere fest på båt – sjekkliste steg for steg

Hvordan planlegger dere en fest på båt uten å måtte slukke branner på selve dagen? Det holder å gå gjennom noen steg i riktig rekkefølge: anledning og antall gjester, by, dato, pakke med tillegg, bestilling, gjesteliste og til slutt selve dagen for båtturen. Nedenfor har vi brutt ned hvert steg i konkrete oppgaver.

Sjekklisten fungerer for utdrikningslag for jentene og for gutta, bursdagsfeiring, firmafest og familiefeiringer. Dere kan lime den inn i et felles notat med dem som hjelper dere med planleggingen, og krysse av punkt for punkt.

Slik planlegger dere fest på båt – steg 1–3: anledning, gjester, by

1. Bestem anledning og budsjett

Alt annet avhenger av anledningen. Et utdrikningslag for jentene med pynt i festens farger ser helt annerledes ut enn en teambuilding med catering og banner med firmanavnet. Bestem også med en gang et budsjettspenn per person – her hjelper oversikten over hva det koster å leie båt til fest, med priser i alle byene.

2. Tell gjestene

Pakkeprisene gjelder for grupper fra 30 personer. Blir dere færre, kan dere sende en forespørsel – så lager vi et individuelt pristilbud. På dette stadiet holder det med et anslag («rundt 35 personer»), men jo nærmere båtturen, desto mer nøyaktig tall trenger vi.

3. Velg by

Vi arrangerer fester på båt i 9 polske byer: i Kraków, Warszawa og Toruń på Wisła, i Wrocław og Szczecin på Oder, i Poznań på Warta, i Bydgoszcz på Brda og i Gdańsk, der vi avtaler ruten individuelt. For Katowice går båten på Pogoria-innsjøene i Dąbrowa Górnicza, ca. 20 km fra byen. Når dere velger, teller ikke bare utsikten, men også hvor lett det er for de fleste gjestene å komme seg dit – og overnatting, hvis gjengen kommer langveisfra, for eksempel med fly fra Norge.

Steg 4: dato og tidspunkt for båtturen

Bestillingen må sendes minst 5 virkedager før arrangementet – det er et minimum, ikke en anbefalt frist. Helger i sommersesongen bør bestilles god tid i forveien, for jo tidligere dere tar kontakt, desto bedre tilbud kan vi sette sammen. Båtturene går i sesongen, fra vår til høst.

Dere leier båten i 2 timer, og avgangstidspunktet tilpasser vi planene deres:

• på ettermiddagen – fint tidspunkt for familiefeiringer og fester med eldre gjester,
• ved solnedgang – det vakreste lyset for bilder,
• om kvelden – når båtturen skal åpne en lengre natt, f.eks. før middag eller en tur på klubb.

Før dere sender forespørselen, bør dere sjekke kalenderen til nøkkelpersonene: bruden, bursdagsbarnet eller avdelingslederen. Én telefon på forhånd sparer dere for å måtte flytte datoen senere.

Steg 5: pakke og tillegg

Velg pakke ved å svare på tre spørsmål:

• Vil dere selv ta ansvar for musikken, og holder det med en båt med lydanlegg? Velg Basic – dere kan koble til deres egen spilleliste.
• Er det viktig med velkomst med alkohol, snacks, drikke og mulighet til å ta med egne flasker? Da er Star riktig valg.
• Vil også arrangøren feste, i stedet for å passe på musikken og baren? VIP inkluderer DJ, bartender eller vertinne, en Partymaker som tar seg av dere, og fotoreportasje.

En fullstendig sammenligning finner dere i artikkelen om hvordan dere velger mellom Basic, Star og VIP. Kryss av for tillegg allerede i forespørselen, for de påvirker pristilbudet:

• catering: varm, kald eller fra grillen,
• pynt på båten og personlig banner, f.eks. med navnene til brudeparet eller firmanavnet,
• fotoreportasje og HD-film til minne,
• flair-bartendershow eller en artistopptreden,
• leker og aktiviteter for gruppen og en Partymaker som tar seg av dere.

Steg 6: bestilling – hva dere skriver i skjemaet

Bestillingsskjemaet for fest på båt har noen felt det lønner seg å fylle ut nøye:

1. by,
2. planlagt dato,
3. ønsket starttidspunkt (eller «avtales senere» hvis dere ikke har bestemt dere ennå),
4. antall deltakere,
5. merknader – anledning, valgt pakke, tillegg, ideer og eventuelt ønske om VAT-faktura.

Ut fra dette lager vi et foreløpig tilbud. Stedet for ombordstigning, starttidspunktet og ruten avtaler vi ved bestilling, og alle detaljer bekrefter vi før festen. Det er best at én person fyller ut skjemaet – den som senere skal svare på spørsmål og holde oversikt over avtalene.

Steg 7: gjesteliste, tidsplan og selve dagen

Når datoen er bekreftet, gjenstår logistikken på gjestenes side. Tidsplanen nedenfor er vårt forslag – tilpass den til deres egen kalender.

Når	Hva dere gjør
Rett etter bekreftelsen	Send gjestene en «hold av datoen», opprett en felles chat og en deltakerliste.
3–4 uker før	Samle inn bekreftelser og innbetalinger, bestem tema eller kleskode.
2 uker før	Avklar tilleggene, lag spillelisten og forbered rekvisitter til lekene.
En uke før	Lukk gjestelisten, planlegg reisen dit og hjem, og fordel oppgaver.
Dagen før	Minn gjestene på tid og oppmøtested, og sjekk værmeldingen.
Dagen for båtturen	Vær på plass i god tid og ha gjestelisten for hånden.

Gjesteliste uten kaos

Én person fører listen: navn, bekreftelse, innbetaling og merknader (f.eks. kosthold, hvis dere bestiller catering). Til utdrikningslag er det lurt med en ekstra kontaktperson – i tilfelle hovedarrangøren er for opptatt med å feire.

Meldingen til gjestene – hva den bør inneholde

Noen dager før festen sender dere én komplett melding i stedet for en rekke påminnelser. Den bør inneholde:

• oppmøtetid – med god margin før avgang – og sted for ombordstigning,
• kleskode og en påminnelse om behagelige sko og et varmt lag til kvelden,
• planen etter båtturen: middag, klubb eller hjem,
• navnet på personen gjestene kan skrive til på selve dagen,
• en oppfordring om å holde tett, hvis festen skal være en overraskelse for den som feires.

Dagen for båtturen

• Kom til oppmøtestedet i god tid – båten har et fast avgangstidspunkt.
• Planlegg transport etter båtturen, særlig hvis dere avslutter sent på kvelden.
• Ikke ta «vorspiel» med alkohol på elvepromenaden – det er i utgangspunktet forbudt å drikke på offentlige steder i Polen.
• Om bord: Følg mannskapets instrukser, ikke len dere ut over rekka, og velg behagelige sko.

Hva dere bør pakke, og hvordan dere bør kle dere, har vi samlet i guiden pakkeliste for båttur med fest.

Ofte stilte spørsmål – slik planlegger dere fest på båt

Hvor lang tid i forveien må vi bestille fest på båt?

Minimum er 5 virkedager før arrangementet. Til en helg i sommersesongen bør dere ta kontakt mye tidligere – jo raskere dere sender forespørselen, desto bedre tilbud kan vi sette sammen.

Hva skal vi skrive i merknadsfeltet i bestillingsskjemaet?

Anledningen, hvilken pakke dere har valgt, tillegg dere er interessert i (f.eks. catering, pynt eller fotoreportasje), ideer til hvordan festen skal foregå, og om dere trenger VAT-faktura. Jo flere detaljer, desto mer treffsikkert blir det foreløpige tilbudet.

Kan vi leie båten for færre enn 30 personer?

Ja, men pakkeprisene gjelder for grupper fra 30 personer, så for en mindre gruppe lager vi et individuelt pristilbud.

Kan bedriften få faktura for festen på båten?

Ja, vi utsteder VAT-faktura til bedrifter. Skriv gjerne allerede i merknadsfeltet i bestillingsskjemaet at dere ønsker faktura.

Når får vi vite hvor vi går om bord, og hvilken rute båten tar?

Stedet for ombordstigning, starttidspunktet og ruten avtaler vi ved bestilling, og alle detaljer bekrefter vi før festen.

Sjekklisten i korte trekk

Anledning og budsjett, antall gjester, by, dato, pakke med tillegg, skjema, gjesteliste og dagen for båtturen – i denne rekkefølgen går planleggingen smidigst. Start med en forespørsel med by, dato og antall personer, så finpusser vi resten sammen.