Come organizzare una festa in barca senza dover spegnere incendi il giorno della crociera? Basta seguire alcune tappe nell’ordine giusto: occasione e numero di invitati, città, data, pacchetto con extra, prenotazione, lista degli ospiti e, alla fine, il giorno stesso della crociera. Qui sotto abbiamo trasformato ogni passo in compiti concreti.
La checklist funziona per l’addio al nubilato e al celibato, per i compleanni, per un evento aziendale e per una festa di famiglia. Potete copiarla in una nota condivisa con chi vi aiuta nell’organizzazione e spuntare i punti man mano.
Come organizzare una festa in barca – passi 1–3: occasione, invitati, città
1. Definite l’occasione e il budget
Tutto il resto dipende dall’occasione. Un addio al nubilato con decorazioni nei colori a tema è ben diverso da un evento di team building con catering e striscione con il nome dell’azienda. Stabilite subito anche una forbice di budget a persona: vi aiuterà il nostro riepilogo su quanto costa una festa in barca, con i prezzi in tutte le città.
2. Contate gli invitati
I prezzi dei pacchetti sono indicati per gruppi di almeno 30 persone. Se siete in meno, inviateci una richiesta: prepareremo un preventivo su misura. In questa fase basta una stima (“circa 35 persone”), ma più si avvicina la crociera, più servirà un numero preciso.
3. Scegliete la città
Organizziamo feste in barca in 9 città: a Cracovia, Varsavia e Toruń sulla Vistola, a Breslavia e Stettino sull’Oder, a Poznań sulla Warta, a Bydgoszcz sulla Brda e a Danzica, dove il percorso si stabilisce di volta in volta. Per Katowice la barca naviga sui laghi Pogoria a Dąbrowa Górnicza, a circa 20 km dalla città. Nella scelta non conta solo il panorama, ma anche quanto è comodo arrivarci per la maggior parte degli ospiti e dove dormire, se il gruppo arriva da lontano – per esempio in aereo dall’Italia.
Passo 4: data e orario della crociera
La prenotazione va fatta almeno 5 giorni lavorativi prima dell’evento: è il minimo, non il termine consigliato. I fine settimana dell’alta stagione estiva conviene prenotarli con largo anticipo, perché prima ci contattate, migliore sarà l’offerta che possiamo prepararvi. Le crociere si svolgono in stagione, dalla primavera all’autunno.
La barca si noleggia per 2 ore e l’orario di partenza lo adattiamo ai vostri piani:
- nel pomeriggio – l’orario giusto per feste di famiglia e per eventi con ospiti più anziani,
- al tramonto – la luce più bella per le foto,
- in serata – quando la crociera deve aprire una lunga notte, per esempio prima di una cena o di una serata in discoteca.
Prima di inviare la richiesta, controllate il calendario delle persone chiave: la sposa, il festeggiato o il responsabile del reparto. Una telefonata in più adesso vi risparmia di dover spostare la data più avanti.
Passo 5: pacchetto ed extra
Scegliete il pacchetto rispondendo a tre domande:
- Volete occuparvi voi della musica e vi basta una barca con impianto audio? Scegliete il Basic: potete collegare la vostra playlist.
- Ci tenete a un benvenuto con alcolici, snack, bibite e alla possibilità di portare le vostre bottiglie? Puntate sullo Star.
- Anche l’organizzatore vuole divertirsi invece di badare a musica e bar? Il VIP comprende DJ, barman o hostess, assistenza del Partymaker e servizio fotografico.
Il confronto completo lo trovate nell’articolo su come scegliere tra i pacchetti Basic, Star e VIP. Gli extra indicateli già nella richiesta, perché incidono sul preventivo:
- catering: caldo, freddo o alla griglia,
- decorazione della barca e striscione personalizzato, per esempio con i nomi degli sposi o il nome dell’azienda,
- servizio fotografico e video ricordo in HD,
- spettacolo di flair bartending o esibizione artistica,
- giochi di gruppo e assistenza del Partymaker.
Passo 6: la prenotazione – cosa scrivere nel modulo
Il modulo di prenotazione della festa in barca ha alcuni campi che conviene compilare con cura:
- città,
- data prevista,
- orario di inizio preferito (oppure “da definire”, se siete ancora indecisi),
- numero di partecipanti,
- note – occasione, pacchetto scelto, extra, idee ed eventuale richiesta di fattura con IVA.
Su questa base prepareremo un’offerta preliminare. Il luogo d’imbarco, l’orario di partenza e il percorso della crociera li stabiliamo al momento della prenotazione e confermiamo tutti i dettagli prima della festa. È meglio che il modulo lo compili una sola persona: quella che poi risponderà alle domande e raccoglierà gli accordi presi.
Passo 7: lista degli invitati, tabella di marcia e giorno della crociera
Una volta confermata la data, resta la logistica dal lato degli ospiti. La tabella di marcia qui sotto è una nostra proposta: adattatela al vostro calendario.
| Quando | Cosa fare |
|---|---|
| Subito dopo la conferma | Mandate agli invitati un “save the date”, create una chat comune e una lista delle presenze. |
| 3–4 settimane prima | Raccogliete conferme e quote, decidete il tema o il dress code. |
| 2 settimane prima | Definite gli extra, preparate la playlist e gli oggetti per i giochi. |
| Una settimana prima | Chiudete la lista degli invitati, organizzate andata e ritorno, distribuite i compiti. |
| Il giorno prima | Ricordate agli ospiti l’orario e il punto di ritrovo, controllate le previsioni del tempo. |
| Il giorno della crociera | Arrivate sul posto in anticipo e tenete a portata di mano la lista degli invitati. |
Una lista degli invitati senza caos
Una sola persona tiene la lista: nome, conferma, quota versata, note (per esempio esigenze alimentari per il catering). Per un addio al nubilato o al celibato è utile una seconda persona di riferimento, nel caso in cui l’organizzatore principale sia troppo impegnato a festeggiare.
Il messaggio agli invitati – cosa scriverci
Qualche giorno prima della festa mandate un unico messaggio completo invece di una decina di promemoria. Dovrebbe contenere:
- l’orario di ritrovo – con un buon margine prima della partenza – e il luogo d’imbarco,
- il dress code e un invito a mettere scarpe comode e a portare uno strato caldo per la sera,
- il programma dopo la crociera: cena, discoteca o rientro a casa,
- il nome della persona a cui gli ospiti possono scrivere il giorno della festa,
- una richiesta di discrezione, se la festa deve essere una sorpresa per il festeggiato o la festeggiata.
Il giorno della crociera
- Arrivate al punto di ritrovo con un margine di tempo: la barca ha un orario di partenza stabilito.
- Organizzate il trasporto dopo la crociera, soprattutto se finite in serata.
- Niente “riscaldamento” con alcolici sul lungofiume: in Polonia bere in luoghi pubblici è di norma vietato.
- A bordo seguite le indicazioni dell’equipaggio, non sporgetevi oltre il parapetto e puntate su scarpe comode.
Cosa mettere in valigia e come vestirsi ve lo suggeriamo nella guida su cosa portare in barca per una festa.
Domande frequenti – come organizzare una festa in barca
Con quanto anticipo bisogna prenotare una festa in barca?
Il minimo è 5 giorni lavorativi prima dell’evento. Per un fine settimana dell’alta stagione estiva conviene scriverci molto prima: prima inviate la richiesta, migliore sarà l’offerta che possiamo prepararvi.
Cosa scrivere nelle note del modulo di prenotazione?
L’occasione, il pacchetto scelto, gli extra che vi interessano (per esempio catering, decorazioni, servizio fotografico), le vostre idee sullo svolgimento della festa e se vi serve una fattura con IVA. Più dettagli fornite, più precisa sarà l’offerta preliminare.
Si può noleggiare la barca per meno di 30 persone?
Sì, ma i prezzi dei pacchetti sono indicati per gruppi di almeno 30 persone, quindi per i gruppi più piccoli prepariamo un preventivo su misura.
L’azienda può ricevere una fattura per la festa in barca?
Sì, emettiamo fatture con IVA per le aziende. La richiesta di fattura è meglio indicarla già nelle note del modulo di prenotazione.
Quando sapremo il luogo d’imbarco e il percorso?
Il luogo d’imbarco, l’orario di partenza e il percorso della crociera li stabiliamo al momento della prenotazione e confermiamo i dettagli prima della festa.
La checklist in breve
Occasione e budget, numero di invitati, città, data, pacchetto con extra, modulo, lista degli ospiti e giorno della crociera: in quest’ordine l’organizzazione fila liscia. Iniziate con una richiesta che indichi città, data e numero di persone, e al resto penseremo insieme.
Prenotate la vostra festa privata in barca
Feste private in barca in 9 città polacche. Scriveteci quando e in quale città pensate di fare la crociera e prepareremo un’offerta per il vostro gruppo.
